CR du CAO du 3 mars 2009

Présents : Régis Bourgoin (Projet bar équitable),Vincent Corbasson (La Cuivrerie), Maxime Lance (boxson), Jeremy Vican (Skate Park - Représentant Pôle Sport), Bertrand Petit (Projet celestine), Paul Bucau (Président), François Noel (Secrétaire), Olivier Truche (Vice président), Joel Huta (Trésorier), Rémy Leclerc ( Service volontaire civil )

Invités : Joaquim Briand (festival de l’œuf), Romain Fournier – Florent Papet – Thibaut Defrance (ESKAA, association architecte solidaire)

Absents/excusés : Bruno Boyer (Représentant Pôle Citoyenneté), Christoo Duron (Représentant Pôle Culture), Gaby Desiqueira et Marcel Morize (Les Zinzins), Damien Sevrez (projet AMAP), Catherine Ladet, Alissa Petit

Le powerpoint du CA

1. Information sur les dernières nouvelles et processus en cours

• Présentation des travaux d'aménagements: 10mn prévu ( 35 minutes réalité)
  

- Salle du fond projet d’aménagement salle de répétition

Rappel historique : Projet d’insonorisation pour accueillir des activités de répétition de musique dont les financements ont été réorienté vers d’autres travaux (principalement salle d’exposition). Il a été proposé aux services de la ville de chercher par nous même l’élaboration des plans, la recherche de main d’œuvre et d’assurer le financement des matériaux avant d’obtenir leur accord.

Nous sommes au stade de réunir les compétences lors des prochaines réunions, de fixer les envies, Boxson étant moteur sur ce projet, avec l’objectif de réaliser cette salle et d’ouvrir en janvier 2010.

Présentation de l’association ESKAA (créé il y a 6 mois)

Objet : rechercher un regard interdisciplinaire dans la création d’espaces à vivre, par l’expérimentation, l’accompagnement et l’information, s’engager dans les problématiques socio-économiques et le contexte culturel de notre société en proposant ces espaces au plus grand nombre.

Association d’architecte de conseil et de suivi investi dans des projets sociaux culturels, qui aide à la fabrication , s’intéresse à l’autoconstruction avec des matériaux de récupération et intégrant les personnes concernées avec l’idée de donner un caractère particulier à un lieu.

Les questions tournent autour des normes, du fait que c’est un bâtiment municipal sous responsabilité de la ville accueillant du public. L’association prend en compte les normes d’accueil, mais pour tout ce qui touche à l’électricité et la plomberie d’autres interlocuteurs doivent être contacté.

- Projet d’aménagement commun Celestine, Festival de
l’œuf et Bifurk

L’objectif est d’améliorer les conditions d’accueil de spectacle dans la halle à travers la sonorisation, les lumières et l’ampérage. Un cofinancement a été convenue entre la Celestine, le festival de l’œuf et la Bifurk.

Pour la sonorisation le projet initial est l’installation d’un double toit en tissus rétractable avec une toile permettant d’améliorer la sonorisation, répondant aux normes de sécurité ( incendie, légèreté, perméable à la fumée) et au coût faible. Le matériau répondant le mieux à ces critères est le bidime ou géotextile plutôt couramment utilisé comme revêtement au sol. Expérimentalement ce matériau répond aux normes inflammables mais comme sa vocation première est pour les sols, il n’y a pas de PV sécurité incendie sur ce produit, ce qui nous confronte à un problème de norme. La réalisation d’un PV pour ce produit coûte chère. Il est envisagé de rencontrer rapidement les services de la ville pour une demande au moins
d’une utilisation temporaire, sachant que pour être dans les temps les travaux devraient commencer d’ici 15 jours. Coût 650 € pour 450 m² de Bidime sur la halle de création (hors skatepark) + entre 200 et 250 pour le câblage, les travaux de mise en place étant prise en charge par les bénévoles.

Pour l’éclairage, installation de barres fixes permanentes permettant l’accroche de lumières. 2 barres de 3 mètres sur les cotés et une de 6 mètres, la scène étant imaginé contre le module du skatepark. Coût 150€

Pour l’ampérage, La Bifurk ne permet que 60 Ampères (correspond à 10kg de lumière) ce qui est très en dessous pour les besoins de la Celestine et du festival de l’œuf. Après rencontre avec les services de la ville et responsable GEG, il est prévu l’installation d’une borne extérieure temporaire permettant 180 Ampères. Coût 460 € d’installation + 15 € par jour, du festival de l’œuf à la celestine. Pour une installation permanente il faut refaire tous les câblages, ce qui est bien au-dessus de nos moyens.

Remise en fonction du rideau de fer permettant de séparer pour le festival de l’œuf la partie des loges des artistes du coté de la salle de réunion et la partie avec le public.

Durant le festival de l’œuf et La Celestine des toilettes supplémentaires sont nécessaires, il est envisagé de faire une demande auprès d’AD2S d’utilisation des toilettes dans l’algéco. Une autre possibilité évoquée, construire des toilettes sèches.

- Projet d’aménagement toilettes et éclairage

Aménagement de nouvelles toilettes homme/femme avec accès par la halle derrière la grille en fer. La douche est supprimée, un accès à l’eau chaude avec bac est prévu coté atelier.
Reste une toilette du coté administratif. La date des travaux n’est pas encore arrêtée, ce sera réalisé par les services de la ville eux-même. Durant les travaux les toilettes seront condamnées ce qui repose la question des toilettes de l’algéco l’AD2S ou des toilettes sèches.

Le skatepark a fait une demande auprès de La Bifurk de réparation des néons de la halle qui entraîne une gêne pour le bon déroulement de l’activité.
Après visite des services de la ville, il a été décidé qu’une entreprise extérieure sera chargé de changer l’intégralité des néons (obligation, durée
limité de vie des néons). La date des travaux n’est pas encore fixée, durant
cette période la halle sera fermé ( la demande a été faite d’éviter les
périodes scolaires pic de l’activité du skate et des grands événement ).

Les services de la ville prenne en charge les néons qui ne fonctionnent pas (néon grillé ou bloc d’éclairage qui ne fonctionne plus) et l’installation, le coût de remplacement des néons qui marchent est à la charge de La Bifurk (estimation 2000-3000 €) en temps que locataire ( inscrit dans contrat de mise à disposition des locaux).

- Skate box

L’entrée du Skatepark se fait maintenant par la porte latérale de la halle. Un box préexistant doit être aménagé pour bureaux du skate et pour voir le bon déroulement de l’activité. Le lycée de sassenage contacté pour les travaux n’a pas donner suite et semble peu pressé. Les services de la ville doivent habiliter les travaux. Pour faire les plans une aide est demandée auprès de l’association ESKAA. Des panneaux vitrés ont été récupérés. Il est envisagé de faire les travaux nous même c’est à dire chassis, installation des panneaux vitrés, fermé en haut, et du coté du mur, porte et ouverture d’un guichet.

• Tarification des bureaux en cours: 5mn prévu (10 mn réalité)
  

Cette ré-étude est en cours en CE, l’objectif est de clarifier la tarification et les services associés tout en étant en accord avec l’esprit de La Bifurk. Il manque encore la visibilité des comptes de 2008 pour la terminer, les membres du CAO souhaitant s’informer de l'avancée de la réflexion et au processus sont invités à participer aux deux prochains CE.

Les principes de tarification validés par le CE sont :

L’idée générale est de considérer que les services généraux (photocopieuse, informatique…), les achats généraux (fournitures, outils…) et une partie des
frais de personnel correspondant à des services et donc du temps de travail
sont à partager entre les différentes associations hébergées (y compris La
Bifurk).

Les frais concernés sont pondérés en fonction de l’utilisation et de la mutualisation des espaces par chacune des associations (représenté par un certain nombre de points).

• Labo photo: 5mn
  

Historique labo ne fonctionne plus, CAO a affirmé l’envie de revoir cette activité fonctionner. Il devrait bientôt ouvrir selon un mode de fonctionnement que Rémi discute avec le bureau et les bénévoles du quartier intéressés, avec l’objectif d’impliquer les habitants du quartier.

• Collectif éducation populaire / réflexion avec la Drac : 10mn
  

La Bifurk est sollicitée par la coopérative de projet et d'autres partenaires sur ces 2 points dont les enjeux sont la reconnaissance politique des spécificités de projets comme celui de La Bifurk. Cependant nous n'avons pas encore assez d'air frais pour être porteur collectivement d'un message au nom de La Bifurk (beaucoup de points à traiter en CAO pour nous permettre de bien fonctionner en interne avant ces réflexions), nous vous tiendrons informé de ce qu'il en est pour que ceux qui le souhaitent puissent y participer tout de même.

• Dauphinux et la MDLD 5mn
  

Dauphinux cherche à créer la Maison du Libre Dauphinois: un espace public numérique avec des logiciels libres sur les PC, effectuer des ateliers d'initiation. Ils ont déjà bien préparé leur projet, ont rencontré plusieurs élus, attendent les réponses de subventionnement pour investir dans
du matériel et créer un emploi. Ils nous ont rencontré pour monter ce projet au sein de notre cyber espace et faire converger nos activités, dans l’idéal ouverture en septembre.

2. Restitution des séances de DLA 25mn

CONTEXTE : -À la demande du Bureau, -4 demi-journées, du lundi 23 février au lundi 2 mars 2009, -Organisé et animé par Arielle Hyver (Coaching & Formation), -Participants permanents : Bureau (Paul, Olivier , François, Joël) + 2 des 3 autres membres du CE (Jeremie, Xtoo/Gaby) + Naïma
-Participants consultés : salariés (Anahy, Merwan, Rèmi*2)

Diagnostique du DLA :

•ANALYSE de la situation : depuis janvier, une phase d’agitation s’est manifestée dans l’équipe de La Bifurk, avec beaucoup d’expressions et d’interrogations sur l’organisation et le fonctionnement interne.

•LE LEADERSHIP de la structure évolue : une clarification est nécessaire sur les rôles et contributions respectifs et sur les manières de travailler ensemble.

•LES SALARIES évoluent en autonomie : après les phases de recrutement, formation et procédures de travail, les salariés abordent une nouvelle étape de leur intégration et, certains d’entre eux demandent davantage d’autonomie.

•La Bifurk est une structure complexe!

Conclusion DLA

•Beaucoup de choses précédemment dites (ou parfois très maladroitement écrites) ont été entendues et d’autres, encore non-dites ont pu être exprimés.

•LE LEADERSHIP est maintenant défini comme appartenant à l’entité « Bureau + Naïma » dont les salariés sont les membres associés.

•Le Bureau est l’employeur.

•Pour les fonctions d’encadrement et d’accompagnement des salariés, la fonction d’employeur est déléguée à la Directrice.

Les profils de poste seront retravaillés par la directrice avec chacun des salariés pour ajuster en fonction des réalités de terrain et de compétence

•Constat : La Bifurk a besoin d’un poste de Directeur/trice.

•Objectifs :
Concernant la correspondance statut - salaire du poste de Naïma le CE a la
volonté d’être en adéquation avec la Convention Collective pour l’Animation
Socio -culturelle et de légitimer son rôle de Directrice de La Bifurk.

•Moyens : Le CE souhaite engager et accompagner Naïma dans une démarche de formation (théorique) et/ou coaching (pratique).

•Le principal facteur clé de succès de La Bifurk doit être de planifier et de coordonner de manière professionnelle la mise en œuvre de tous ses projets.

•Un premier test d’évaluation sera fait sur les déroulements du festival de l’œuf et de la représentation de « La Célestine ».

•Autour de la question « A quoi verra-t-on que La Bifurk fonctionne bien? », élaboration d’objectifs et d’indicateurs de l’activité :

-Activités et usagers réguliers

-Un lieu accueillant, approprié et investi

-Un système d’information efficace et fiable

-C’est un lieu de tremplin d’associations mais aussi de personnes et de « processus de travail » dans l’ESS.

-Une gestion des budgets claire et équilibrée

3. Objectifs et délais des projets à mener à la Bifurk

Pour continuer le travail entamé au dernier CAO (compte-rendu) ci-joint, nous proposons de mieux définir ce que nous entendons par pôles d'activité et commissions à La Bifurk.

OBJECTIF:
Il s'agit de définir les moyens humains, matériels et
financiers nécessaire au développement de ces pôles d'activités... et du coup au développement du projet de La Bifurk... qui inclus pour chaque pôle la question du pilotage, soulevée notamment par l'équipe salariée. L'équipe
salariée et Naïma en particulier a d'ailleurs une capacité évidente à remplir
ce tableau. Nous nous appuierons sur leur proposition pour vérifier la
cohérence de l'ensemble et fixer des priorités.

Par manque de temps ce tableau n’a pas été rempli au cours de la réunion, le CAO demande à Naïma de le remplir avec l’équipe salarié et de communiquer au CAO les tableaux de bord déjà existant pour pouvoir plus facilement discuter et fixer les priorités.

Informations diverses:

• Prochain CE jeudi 5 mars de 12h à 14h
  

ODJ probable: Suite de la tarification des bureaux
Etude du projet de Nicole Vautier
Projet de Labo photo: valider le fonctionnement proposé.
Espace d'exposition dans la halle
Ateliers de François Noel.

• Assemblée générale Jeudi 25 juin
  

• Prochain CAO ?