Fonctionnement CE / Bureau /CAO / salariés/ bénévoles (DLA)

REUNION CE du 22 Mai 2008

ACCOMPAGNEMENT DLA AVEC ARIELLE HYVER

Sont présents :

Huta Joël, Menduni Carole, Chaudy Renaud, Bucau Paul, Sabonnadière Rémi, Corbasson Vincent, Gaby Desiquiera, Christoo Duron, Truche Olivier, Naïma Saket, Anahy Appolonio.

Introduction

C’est le dernier accompagnement DLA.

Melle Carole Menduni annonce son départ de la présidence en septembre 2008.

Un nouveau Président Sera donc élu à la prochaine AG de septembre.

Elle travaillera la transition avec le nouveau président et se propose de faire une charte de l’employeur.

Elle nous accompagnera à trouver un nouveau Président.

Ordre du Jour

1 Fonctionnement du CE

- Quelles sont ses missions ?
- Quels sont les rôles des membres du CE
- Quelle est la relation entre le CAO et le CE

2 Clarifier les missions des salariés et exercice fonction employeur

- description missions et activités
- clarifier exercice de la fonction employeur.
- relations des salariés avec Bureau, CE et Bénévoles

3 Plan d’action

- Comment on avance

Fonctionnement du CE

Rythme des réunions :

- Une fois par mois

La durée

- 2 heures

Planning pour les quatre mois qui viennent :

- le 20/06/2008 de 12h à 14h

- le 04/07/2008 de 12h à 14h

- le 01/08/2008 de 12h à 14 h

- le 16/09/2008 de 19h30 à 21h30

Modalité de vote

Le vote est réservé aux membres élus des membres élus du CE présents (rappel quorum : 4 personnes).

Compte-rendu

- Prise de note tournante, à valider par un élu/un salarié avant diffusion par mail ainsi que sur le blog.

Un délai d’une semaine de réaction sera donné pour réagir avant validation définitive (le compte rendu devient alors officiel)

Animation du CE

- Le déroulement du CE sera préparé à l’avance par Naima ainsi qu’un co-animateur bénévole qui aura été désigné à l’avance. Ils co-animeront les débats, et veilleront au respect de l’ordre du jour.

Rappel rôle animateur :

Préparer la réunion :

proposition ordre du jour, documents et tableaux de bords

En début de réunion :

- annoncer ordre du jour et objectifs pour chaque thème

- obtenir accord sur les objectifs et sur les méthodes de travail (dont le temps prévu)

En cours de réunion :

- veiller au respect de l’ordre du jour, et aider à la progression du débat

- répartir la parole et veiller à la qualité d’écoute et au respect des personnes

- reformuler et faire des synthèses progressives (en utilisant paper board)

- conclure, en rappelant les décisions et engagements pris par chacun

- ultérieurement, valider le compte rendu

Rôle du CE

· Rôle Principal

selon les statuts (article 10) :

- Mettre en œuvre les orientations décidées par le CAO et en rendre compte.

- Statuer les modalités générales sur les demandes d’hébergements.

- Assumer la fonction employeur en lien avec la Directrice.

et également : convocation AG,en lien avec CAO (cf article 7)

Le CE peut déléguer certaines missions ou réflexions à des sous-groupes, dont les propositions sont ensuite validées par le CE.

- Lien entre le CE et le CAO sur des choix sensibles

Pour les prises de décisions concernant des projets/hébergements « lourds » ou soulevant des problématiques :

Possibilités pour le CE de solliciter le CAO, mais sur des cas limités, et en faisant en sorte d’inviter le CAO à la même réunion afin que tout se décide en une seule réunion (pour une question d’efficacité et « d’économie d’énergie »)

- Cas des conventions d’hébergement

1. le CAO définit les lignes générales et critères à retenir

2. le CE (ou un sous-groupe) prépare un canevas type de convention

3. le Contenu de chaque convention établie ou renouvelée est négocié et établi pour chaque association par un petit groupe : les Président de chaque association contractante, et la direction Bifurk. Validation ensuite par le CE

2 Exercice Fonction employeur

Activités
	Pour les salariés		Pour la directrice
Création de poste, Définition du poste	CE		CE
Recrutement : Signature des contrats de travail	Direction + Le Pt ou un mb référent	Avec possible consultation d’un sous groupe,	La présidente, avec accord du CE
- Montant des salaires, - Suivi des conventions collectives, - Signatures congés, - demandes de Formation,	Directrice + présidente		La présidente*
Encadrement et accompagnement - suivi et bilans individuels - Définitions des objectifs et des projets, - Evaluation partagée des résultats	La direction	Possibilité de recourir au réfèrent en cas de besoin	La présidente*
Gestion du personnel, - Coordination, - Planning, - Versement des salaires, - Régulation des congés	La direction

* avec possibilité d’en référer au CE en cas de besoin

La présidente peut déléguer partie de cette mission (tout en en conservant la responsabilité in fine) à un administrateur « référent » , membre du Bureau.

Il est demandé que cette délégation soit assumée durablement par une même personne

La « charte employeur », qui pourra être annexée au règlement intérieur reprendra l’ensemble de ces éléments en les amendant et complétant si nécessaire avant validation par le CE.

Les définitions de poste seront également complétées et annexées.

Clarification fonction du poste Direction

Intitulé du poste : Directrice	En relation avec
Rôle : « faire tourner la boutique »
Principales missions du poste : Organisation générale activité, gestion des projets et gestion du bâtiment Gestion économique et financière Administration et suivi juridique Coordination des actions et instances Représentation vis-à-vis des partenaires externes	Bureau et CE Trésorier Bureau Bureau Bureau
Activités principales : Monter les dossiers de subvention, Suivi et gestion des conventions Poser un cadre pour l’organisation, budget, programmation Gestion des conventions d’hébergement Gestion, coordination et suivi du personnel Préparer le travail des instances, OJ, soumettre questions, donner suites Centraliser l’information et veiller à sa redistribution	CE CE CE Président ou Référent Bureau CE et salariés
Compétences requises* Savoirs : connaissances et expérience en gestion et administration, connaissance des institutions et politiques culturelles, sportives et citoyennes Savoirs –faire : expérience en matière de montage et suivi de dossiers de subvention gestion des relations, animation de réunion, management … Savoir-être : Autonomie, dans le respect des délégations confiées Un mélange de réactivité et de sérénité / sécurité personnelle pour faire face à la multiplicité des sollicitations tout en sachant gérer les priorités (ce qui peut supposer de savoir dire non)
Outils et moyens 2008/2009 ** 2008 : Besoin appui extérieur pour étudier la répartition concrète des missions et activités avec la définition des postes salariés en évaluant les temps nécessaires 2008/2009 : Appui conseil (expert comptable ?) sur l’amélioration et la simplification de l’organisation administrative Demande de formation ressenti par Naïma Saket dans le domaine : management - gestion de ressources humaine - gestion des conflits
Modalités de suivi Suivi par la présidente ou le référent désigné. Bilan annuel

· liste non achevée faute de temps

· ** mise en forme par AH, en fonction des échanges parallèles à la réunion

Fiche à renouveler et mettre à jour

-

Plan d’action

(non réalisé au tableau en réunion, du fait des trop nombreux absents à partir de 16h, mais par Arielle Hyver, à partir des problématiques évoquées. )

très court terme :

Recrutement en cours et formation nouveaux salariés : Naima + référent

d’ici l’AG :

Rattrapage comptabilité : Naima + aide externe à définir avec Bureau

rédaction de la charte de fonctionnement et préparation de la transmission : présidente

…

Moyen terme :

Equipe salariée et bureau avec appui externe si possible :

Formalisation des profils de postes pour les salariés

Amélioration et simplification organisation administrative

CE :

Chantiers à déléguer aux bénévoles du CE (sous-groupes)

avec participation d’un salarié (la directrice ?) et/ou membre du Bureau pour rappeler le cadre, les ressources disponibles et les contraintes

établir le canevas des conventions
définir les tableaux de bords nécessaires à un bon travail du CE
programmation
évolution du bâtiment

CAO : programmer un séminaire de travail sur les orientations

Observations complémentaires en fin de réunion sur le fonctionnement général :

1. Pour intégrer le renouvellement régulier des personnes dans le projet de La Bifurk, nécessité de clarifier encore plus le cadre de fonctionnement avec :

- un seul référent pour chaque sujet afin d’éviter les contradictions, les fuites d’énergie et en veillant au respect dans les délégations.

- capacité de chacun à rappeler le cadre lorsque celui-ci n’est pas respecté.

2. Communication : « Nul n’est censé ignorer le blog !! » :

L’information est mise à disposition sur le forum intranet. Il appartient à chacun d’aller consulter le blog et d’aller à la source si besoin.