L'ensemble des Comptes rendus du CAO et CE finalisés

1) La question des formules / présentation synthétique - Naïma /
Merwan

Powerpoint sur les formules d'accueil

Le CE adopte le principe du schéma méthodologique présenté par Merwan (5 Pour - 1 Abst )

2) La convention de mise à disposition de l'atelier animation

Convention pour la mise à disposition de l'atelier d'animation

3) Informations diverses

- Naïma prépare sa candidature à la formation discontinu (22 mois) "Responsable d'entreprise d'économie sociale et solidaire" proposée par arobase
- LDMR (expert comptable) nous présentera un devis pour l'exercice 2009, prenant en charge la formation d'anahy et amènera son soutien en participant à la prochaine Assemblée Générale
- Départ anticipé de Merwan et de Rémi L.
- Un bilan avec le festival de l'œuf est a organisé
- les horaires d'ouvertures , le statut du nouveau skatebox , la signature de la convention avec le skatepark sont reportés au prochain CE
lien vers les documents nécessaires du CA du Skatepark

Prochaines réunions:
Réunion BN (Bureau+Naïma) Ressource humaine lundi 4 mai et lundi 18 10h-12h
Réunion BN lundi 11 mai 10h-12h Préparation de L'AG du jeudi 25 juin (à partir de 18h)
Réunion BN sur la tarification mardi 2 juin 10h-12h
Réunion BN sur les propositions du Skatepark mardi 12 mai de 10h30 à 12h
CE tarification lundi 8 juin de 12h à 14h
CAO mardi 9 juin 18h-20h

Ordre du jour Du CE du lundi 8 juin 2009

Présents :
Paul Bucau, Joel Huta, Jérémy Vican , olivier Truche , Gaby De Siqueira, Naïma Saket
François Noël pour le premier point de la réunion

Excusés: Bruno Boyer


Préambule :
Au vu des divergences entre certains membres du bureaux et la directrice concernant les points à traiter à l’ordre du jour, il est rappeler qu’il revient au président de trancher et de proposer un ordre du jour envoyer aux membres du CE avant que la réunion commence
Ceci étant valable dans la mesure où il aura été répondu (si possible par écrit, sinon oralement) aux amendements à l’odj demandés par ce dernier aux membres du CE.

1/ Demande d'une exposition de François Noël

Dossier de récup'art ART PARTAGE envoyé au CLAA (qui ne programme plus rien jusqu’en septembre 2009).
Après discussion avec les membres du bureau François a déposé une demande formelle auprès de la directrice la semaine dernière .

Est-ce que c'est au CE de traiter cette demande de programmation (d’utilisation d’espace) de cette exposition ?
La réponse des membres du CE est positive (considérant que c’est une demande exceptionnelle ) alors que celle de la Directrice est négative (puisque ce travail de mise à disposition d’espace est assurée par les salariés) .

Gaby : Pourquoi c’est au CE de traiter cette demande? C'est important de prendre le temps de l’étudier dans l’objectif de reçoivoir François bien et correctement avec les moyens necessaire.
Joël : Le rôle du CE est de mettre en œuvre les orientations décidées par le CAO et de lui rendre compte de leurs réalisations (art. 10 des statuts).
Même si elle a été probablement mal formulée par François, la demande souvent réitérée d’intégrer ses activités de récup’art, est soutenue par les membres du bureau, majoritaires au CE.


Résultat de la discussion :
Le CE de La Bifurk décide de répondre positivement à la demande de François de l’utiliser durant cette période pour y installer une expo récup’art.
Les modalités de cette décision seront applicables dès le mercredi 10 juin, sauf incompatibilité majeure constatée par l’équipe salariée lors de sa réunion d’équipe du 9 juin et communiquée par mèl au CE.



Vote :
Pour : 5 Contre : 0 Abstention : 1

2/ Présentation de la répartition des charges communes
Présentation du doc présentant le détail de la répartition

Prise en compte des frais 2008
ET des salaires 2009

Les frais d'aménagements ne sont pas pris en compte dans ces tableaux alors que très considérable surtout en 2009 : Toilettes, néons grande halle.
Ils seront notés sur le prévisionnel 2009.

Résultats des échanges :
La validation de ce document ne peut être possible, besoin de recul.
Nous convenons d'un CE exceptionnel jeudi 18 juin de 14h à 15h pour entériner la nouvelle tarification.
D'ici là, Olivier nous transmettra le tableau réactualisé à envoyer pour infos aux associations hébergées.

3 / Réponse à la demande du skatepark : horaire 2009/ récupération du jeudi

Le tableau était a compléter selon les horaires de BMX – Séance de BMX a rajouter sur le planning le mercredi soir de 18h à 20h. Vote discuté en BN et en réunion équipage

Résultats de la décision
Au vu de l'ampleur de l'activité du skate dans la halle et de la croissance des événements soirées de La Bifurk, La Bifurk refuse d'accorder tous les jeudi soir aux activités du skatepark. Par contre pendant les jeudi(s) des vacances le skatepark pourra pratiquer en faisant la demande aux salariés de La Bifurk.


4 / Préparation du CAO du mardi 9 Juin 2009
l'ordre du jour : Préparation AG :
Renouvellement des membres
Clarifier et affiner : le rôle / missions / fonctions / régularité et fréquence du CAO
Suivi de la restitution du DLA
renouvellement de la convention
Point sur les bénévoles
ADELS

5/ INFOS : Gestion des salariés

Décision prises par les membres du bureau et la Directrice
Initialisation du remplacement du poste chargé de Com et prog à 35h maintenant avec objectif d’embauche à partir du 15 juillet
augmentation du temps de travail de Rémi sabonnadière (30h), Anahy Appolonio (30h) et Hassiba Saket (7h)
Ce temps de travail supplémentaire permettra de consolider et d'assoir leur mission actuelle.



EN SUPPLEMENT :
Demande formulée auprès du skatepark de mise à dispos du skatepark pour La Caravane de Capacitation Citoyenne et rencontres ADELS les 20 – 21 – 22 Novembre.

CE exceptionnel jeudi 18 juin de 14h à 15h pour entériner la nouvelle tarification

Présents : Naïma Saket, Olivier Truche, Monique Dallet, Maxime Lance (Boxson), Paul Bucau, Vincent Corbasson (Alpes Concert), Régis Bourgoin, Joaquim Briand, Joel Huta
Excusés : Jérémy Vican; Gaby Disequeira, François Noël, Demien Sevrez
Absents : Bruno Boyer


A L'ordre du jour :

1/ Préparation de l'assemblée Générale ordinaire du 25 juin
point sur les rapports Moral-financier-activité 2008 (et pré bilan 2009)
Missions / fréquence / fonction du CAO

2/ Points sur les bénévoles -présentation par Olivier et Régis

3/ Événements : Caravane Capacitation / ADELS les 20 – 21 - 22 Novembre 2009 (candidature posée pour que cette rencontre ai lieu à La Bifurk – à la MC2 - IUFM
Studio de tournage de Film à La Bifurk.





1/ Prépa AG :
Joël propose un rapport Moral qu'il a écrit dans l'après midi : lecture du document.
Manque les perspectives.

Rapport d'activité :
2 formes de présentation
1 détaillé distribué sur support papier
1 illustré projeté au vidéo projecteur

Rapport Financier
Quelle analytique pour 2010 ?


Fonction du CAO ?
Lieu d'échanges sur les projets et les orientations ?
Lieu de structuration et de consolidation de l'organisation de La Bifurk?

La transmission et la diffusion d'information est un réel chantier car La Bifurk est une structure complexe avec plusieurs instances (CE-CAO- BN – équipage équipe salariée- bénévoles- association hébergée).
Proposition : Pouvons nous missionner une personne ou une structure sur ce chantier ?
Ou alors autre proposition : nous pouvons aussi expliquer a chaque membre le fonctionnement et sa complexité.

Le CAO est aussi le lieu pour aborder les perspectives
Comment être actif concrètement sur les dossier

Proposition que l'on travaille les perspectives, projets et actions futures a travers le cadre logique à travailler en cadre restreint à travers nos activité La Bifurk programme, La Bifurk accueille, La Bifurk soutien.

La Bifurk programme ….QUEL PROGRAMME !! Quels sont les moyens nécessaires pour y arriver ?

Et puis la volonté d'accueillir de plus gros événements (exemple : festival de l'œuf, SASFE, La Celestine, ADELS, …).
Creuser les partenaires Culturels sur des événements : MC2

La Bifurk : un lieu de débat (un point important dans le projet, une discipline transversale aux activités sportives et artistiques)
Quelles est la part de la citoyenneté en 2008 (en pourcentage) quelles sont nos objectifs pour recaler nos objectifs pour 2009 – 2010.

Il y a les actions intra muros mais aussi extra muros … et en terme d'actions citoyennes ne pas oublier ce que l'on fait à l'extérieur et notre participation au séminaire / forum auxquelles nous sommes partenaires.

Pouvons nous aussi inventer d'autres formes d'actions citoyenne que le débat?



2/ Bilan des bénévoles

Présenté par Olivier et Régis : Bif'bénévole: espèce en création !?
100aine de bénévoles passés en 2 ans, soit membres d'asso hébergés, soit venant d'ailleurs (peuplade, partenariats...)
Evaluation: beaucoup de turn-over, ne restent pas. Nécessité d'accompagner et susciter l'engagement.
Bénévoles pas forcément autour d'évènements, aussi sur des activités à développer (bricolage...)
Possibilité de nommer un responsable d implication des bénévoles
Avantages pour le bénévole: principe de contre-don envers le bénévole qui fait du don de temps.
Nécessité de pérenniser les bénévoles, savoir les faire revenir; c'est une mission supplémentaire qui peut être confiée à un salarié (estimation environ 2h.semaines)

CF schéma possibilité d'actions et avantages distribué par Régis

Un Doodle créé pour les évènements d'une période destiné à l'inscription des bénévoles.
Comm' a travers peuplade, Mailing liste pour l'instant. Autres possibilités: annonces sur d'autres ML ( EVE...), sites (alpessolidaires... ). Relais par d autres associations locales.

Besoin de beaucoup de bénévoles le 3 (ou 4) juillet pour le « repas de quartier ».
Olivier: Possibilité de développer le SOL auprès des bénévoles pour s'insérer dans la dynamique globale sur l'agglo,



3/ Accueil de ADELS Caravane capacitation


Vote :
Pour à l'unanimité


CAO extraordinaire pour définir les perspectives 2009-2010 a travers le cadre logique

Vendredi 19 JUIN de 15 h à 17h

Nous partirons d'un document à martyriser proposer par Naïma et Régis qui se rencontrent lundi 15 juin de 15h à 17h à La Bifurk

Présents : Jérémy Vican, Olivier Truche, Joel Huta, Paul Bucau, Gaby Desiqueira et Naïma (prise de note).

Excusés :
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Ordre du jour :
augmentation de tarification des espaces pour les associations hébergées permanentes

Proposition de Jérémy :
présenter la démarche à chaque association.

Le désavantage d’une présentation groupée serait qu'il y ait très peu de chance de trouver une date commune à toutes les associations.

Gaby en accord avec Jérémy
les associations n’ont pas prévues cette augmentation dans leur budget
2009

Nous avons estimé un coût réel des « charges communes » – maintenant reste à savoir si ça correspond aux capacités des associations hébergées.

Méthodologie :

A quand nous appliquerons la nouvelle tarification : dès janvier 2009 - en janvier 2010 ?

En parler à l’AG : travail sur la tarification entamé depuis 1 an et demi

Résultat aujourd’hui à peu près cohérent mais difficilement applicable

Manque de communication

Attention ne pas remettre la tarification pour rectification chaque année

Ce qui est convenu :

Accompagnement rdv avec chaque asso

Propositions aux associations : augmentation progressive sur 3 ans : de 33% par an

Mise en application dès le deuxième semestre 2009 ( donc 15% de la différence entre l’ancienne et la nouvelle tarification)

Vote :
POUR : 4 CONTRE : 1 Absention : 0

Lien vers document Cadre Logique (version pour l'AG)