DLA Théorie des organisations de Berne ( 9 avril 2008 )

Petite impression à chaud de cette matinée DLA autour de nos missions et de l'organisation de nos instances.

Très productif et bonne ambiance. Le chantier qui est en cours me semble vraiment bien parti avec des gens qui sont motivés par un projet ambitieux, celui d'une association qui a une histoire, un objet mais aussi...un avenir.

De fait l'organisation et les nouveaux salariés se mettent en place, à suivre les dates et la préparation des réunions..Ne pas hésiter à donner un coup de main aux salariés jusqu'au prochain CAO..car je suis en vacances.

Merci pour ce matin à ceux qui étaient présents.

Amitiés,
Carole

Réunion animé par Arielle Hyver

Sommaire:
1) Temps d'inclusion
2) Présentation théorie des organisation de berne
3) Suite du travail dans le cadre du DLA

1) Temps d'inclusion

Chaque participant est invité à s'exprimer autour de 3 questions (max 3 minutes par personne)

• D'où je viens ? (qu'est ce qui fait que vous êtes là?)
  
• Ma contribution ? (Comment je me propose de contribuer dans le CAO et dans d'autres instances?)
  
• Ce qui me parait important pour que le CAO fonctionne positivement est?

(NB on pourrait ouvrir un espace sur le forum pour que chacun se présente autour de ces 3 questions)

2) Théorie des organisations de Berne

a) Connaitre son environnement (réseau, habitants... de qui vous dépendez)--->Définir quel est votre raison d'être pour l'environnement (subventions...)

b) Repère fixe "des frontières"
qui fait parti ou qui ne fait pas parti

c) "Le leadership"
Savoir qui permet... Rappel règle et pourquoi, contrôle l'application, pas sans arrêt remis en question, clair souple mais ferme

d) Missions et objectifs
Comment les décomposer? ---> traduire en fonction ou objectif

e) Règles de fonctionnement
- Sur la transmission des informations et communication
- Sur la prise de décision (donner le sens de pourquoi)
Distinguer le processus (comment on se met d'accord) du contenu (quelque soit résultat car mis d'accord sur processus)
Quels sont les choses qui peuvent être décider par certaine personne (question de clarification des délégations)
- Sur les règles de réunion
- Sur les règles relationnelles
Si respecte pas règle on en parle
Capacité de régulation, parler de son fonctionnement

f) Structure et définition de poste

g) Processus d'intégration des personnes
Pour être efficace et alaise besoin étape de connaitre:
- son rôle et objectif
- ses relations: écouté, accueilli, signe de reconnaissance (capacité de dire ce que tu as fait c'est bien, souvent seulement l'inverse, éviter cette personne est nulle)
- vision: savoir à quoi on contribue

h) Se crée une culture
(Comportement sans se poser la question de pourquoi ici, culture évolue mais résultat de l'histoire)
Important que l'histoire soit partagé, si possible avec tout le monde

3) Discussion quels sont les priorités
- Mission (préciser les actions qui rentrent dans l'objet, grandes lignes d'orientation)
- Fonctionnement et programme
Prendre ce qui est existant, le mettre en valeur, accueil et faire le lien
- Se mettre à niveau d'information ex financement
- Comment gérer la transition ? par quoi passe l'objet associatif (définir les actions par rapport à l'objet), actions et projets en cours, recrutement et intégration, s'approprier l'existant
- Rôle d'employeur
Recrutement sur 2ème poste: Camille arrivée en Mai
Depuis 6 mois fonction employeur assurée par Carole, Joel, Jennifer (signature contrat de travail + codéfinition des missions) + délégation à Naïma (accueil, fonction, encadrement)

Préparer le prochain CAO:
Animation Joel ou Bertrand
Envoyer ordre du jour (29 avril en pdf) + intro qui donne l'enjeu-->C'est la 1ère réunion, réunion de transition ancien nouveau CA (christoo)

1) Accueil
intro Carol
Présentation de Anahy

2) Rappel histoire (grandes étapes dans les orientations et dans le fonctionnement) Temps défini sans polémique, sans débat

3) Présentation des actions en cours et orientations existantes
Préparation exposé (pour point 2 et 3) : proposition "Martyr" de Naïma (vers 25 avril) soumis aux anciens membres du CA (vers 5 mai)
Ex: on veut être dans l'ESS, avec les habitants... --> où on en est?

4) Planification travail CAO dont AG
Comment on fonctionne? Rappel du cadre des missions du CAE et du CE

5) Préparation orientations pour 2009, 2010, 2011