CR du CE du jeudi 5 février 2009

CR effectué par Paul

Présents: Joel Huta (trésorier), François Noel(secrétaire), Bruno Boyer (agora pec), Jeremy Vican(skate park), Christoo Duron(batook), Gaby Desiqueira (Zinzins), Paul Bucau(président)
Excusés: Olivier Truche (vice-président), Naima Saket (directrice/coordinatrice)


* 1.Présentation choix d'aménagement

Il concerne les choix d'un bureau pour les salariés Bifurk (Anahy, Rémi et Merwan) et stagiaires passagers, et d'un espace cyber, à disposer entre l'actuel cyber/bureau de Rémi et Merwan, et le bureau vide de l'entrée à droite.


Proposition du CE votée à l'unanimité: Placer le futur bureau salariés à l'entrée à droite et laisser le cyber espace là où il est actuellement, avec demande d'approbation des salariés.
Avantages: les salariés sont placés à côté de l'entrée et les fenêtres donnent sur le parking donc c'est géographiquement l'espace le plus approprié pour l'accueil.
Inconvénient: ça laisse moins d'espace pour le cyber dans le cas d'un développement futur d'activité de celui-ci.

Ces aménagements pourront se faire dès que les Zinzins auront fini la création de leur décor et libéré le bureau de l'entrée, le 19 fevrier.


* 2.Suite tarification des bureaux

L'objectif est de définir le nombre de postes de travail admissibles dans un bureau; ensuite les assos en paieront la mise à disposition en partageant le montant total de frais à répartir, montant qui reste à établir quand la compta 2008 sera terminée.
Le raisonnement adopté par le CE est de définir un étalon de l'espace vital nécessaire à un poste de travail en metre carrés, en se basant sur l'occupation actuelle et en prenant comme étalon l'espace le plus petit actuellement.
Rémi a effectué ce travail après le CE et me l'a envoyé par mail, je joins ici son résultat au CR pour qu'il serve d'éléments de base au prochain CE où devra être validé et entériné le nombre de postes de travail convenables par bureau.

Nom du bureau; nbre personnes par bureau; surface en m2; surface par personne
Au RDC
Bureau zinzin,AgoraPec, mangeurs d etoile; 3pers; 31m2; 10.3/pers
Actuel cyber, bureau de rémi et Merwan 3pers; 20,9m2; 7/pers
Bureau entrée à droite ( vide ) 3pers; 27m2; 9/pers
Bureu AD2S 2pers 15,8m2 7,9/pers
1ere etage
Bureau skate park 2pers 15m2 7,5/pers
Bureau alpes concert, Takayi 3pers 30,5m2 10,2/pers
Bureau Ex-batook, en face de l'escalier 1pers 8,8m2 8,8/pers



* 3.Accueil de nouvelles associations hébergées

Les 2 demandes qui ont fait l'objet d'un dossier auprès des salariés ont été traitées. Il s'agit des associations Noodle et Réves magiques qui démandent chacune 1 poste de travail. Leurs demandes ont été acceptées par vote à l'unanimité pour les 2. Le CE propose aux assos hébergées de manifester leur envie de changer de locaux d'ici lundi si c'est le cas, Rémi s'occupe de leur passer le mot.
Vote positif unanime pour l'accueil de Noodle et Reves magiques avec un poste de travail chacune

* 4. DLA, retour sur le processus en cours et présentation planning à venir
Répétition de l'ODJ:
Il s'agit de faire aboutir la réflexion sur les rôles de chaque salarié et du bureau.
Un accompagnement avec Aryelle Hyver va avoir lieu sur 4 demi journées déjà planifiées: lundi 23 février de 14h30 à 17h30, jeudi 26 de 9h30 à 12h30, vendredi 27 de 14h30 à 17h30, et lundi 2 mars de 9h30 à 12h30.
La MCAE prend en charge la moitié du coût (1000€), l'autre moitié + les frais de transports reviennent à La Bifurk (un peu plus de 1000€).

Joel a parlé du contexte dans lequel le bureau a demandé à Aryelle Hiver de prendre en charge ce DLA et a proposé qu’il soit conduit par les principaux acteurs concernés par ce travail de clarification du fonctionnement des ressources humaines impliquant tou(te)s les salarié(e)s et les bénévoles, soit :
- le bureau (ayant la responsabilité employeur)
- la coordinatrice / directrice (fonction qui sera finalement éclaircie).

Cependant, d'autres acteurs pourront être consultés par l’accompagnatrice : tous les salariés et les autres administrateurs qui en feront la demande (déjà exprimée par Xtoo et Régis). Les représentants des pôles d’activités au CE non membres du bureau ont également demandé à participer à une séance commune.

Joel en parlera avec Aryelle qui nous tiendra au courant de comment on va s'y prendre précisément.

* 5.Présentation des travaux à venir suite au passage de salariés de la Mairie

Naïma n'a pas pu se libérer pour participer au CE donc ce point est reporté au prochain CE ( jeudi 5 mars à 12h).

* 6.Informations sur les achats éventuels de matériel à venir et les ressources humaines en présence

Les achats de matériel informatique paraissent nécessaires aux yeux de tous. De même pour le frigo dans la mesure où ça fait partie de la qualité de service qu'on doit fournir aux assos hébergées.

Quant aux "ressources humaines en présence", ce point a été survolé par manque de temps et d'information. Cependant le CE relève que si La Bifurk souhaite organiser un "C'est l'hiver 2009" en faisant participer des stagiaires dans l'organisation comme Naima m'en a fait part par téléphone, il nous faut voter au prochain CE le choix de cet évènement.



Pour Information, à venir:
-CAO le mardi 3 mars à 18h: ODJ probable: restitution du bilan du DLA, suite du travail du dernier CAO de planification d'objectifs sur le long terme...

-Prochain CE, jeudi 5 mars de 12h à 14h: ODJ probable:
fin de la tarification des bureaux: définition des postes de travail par bureau, et montants à répartir si la compta 2008 est aboutie d'ici là.
étude du projet et réponse à Nicole Vautier
présentation des travaux à venir
présentation de la mise à disposition des espaces par Merwan.