CA du 31 janvier 2008

Ordre du jour

I. SECURITE / RAFRAICHISSEMENT / 30 min
Rappel des règles (cf. document joinds)
Comment s’opère les changements le soir (croisement d’activités et de responsables)
Confidentialité des codes d’accès (décharge à signer)
« aménagements liés aux activités quotidiennes qui induisent des problèmes de sécurité et de fonctionnement normal (lieu citoyen....?!? ) ».

II. ACTIVITES 2008 / 30 min

Déplacer la date d’ouverture et d’inauguration en septembre (date à fixer) au lieu du 29 février
Car :
- Travaux de l’espace d’expo pas terminé (problème d’infiltration au niveau du toit)
- Programmation annuelle pas étudiée
- Identité de l’espace d’exposition pas définie
- pas de nom / définir les moyens financiers/ pas d’équipe constituée ….

En attentant tout cela, il s’agira pour La Bifurk de nous pencher concrètement sur :
- l’organisation et la gestion de l’accueil des exposants,
- de faire vivre la Bifurk (événements dans la halle de création pendant lesquels nous communiquerons sur l’ouverture future de l’espace d’exposition)
- de terminer les plans d’aménagement :
o nettoyage, aménagement de la salle Dufond
o installer la signalétique qui permettra au public de s’orienter correctement notamment de changer l’entrée du skate park
o aménager la halle de création pour enfin être un lieu d’accueil et d’échange
o finaliser le projet du Bar

Installation des algéco :
Demande du skate park d’aménager un bureau à l’intérieur de la Halle
« Nous souhaiterions ajouté ce point à celui-ci : - normalisation de l'espace skatepark : nous souhaiterions vivement que les conditions d'accueil, la sécurité de nos adhérents ainsi que les conditions de travail des salariés soit correctes. Pour ce faire, nous souhaitons que notre bureau soit installé dans le box inclus dans le skatepark (entre sortie de secours et rideaux roulant), nous souhaiterions avoir des toilettes/vestiaires (pourquoi pas l'un des algeco qui doivent arriver ?) dans la halle afin de limiter la circulation de nos adhérents dans la partie bureaux et enfin une mezzanine sur les box existants et sur la galerie pour accueillir le public dans de bonnes conditions de sécurité. L'ensemble de ces projets permettraient enfin une gestion saine du lieu tant au niveau sécuritaire, qu'hygiénique, ou de productivité des salariés.
Il nous semble qu'il est légitime que la Bifurk n'apporte pas seulement un soutien aux associations culturelles et joue son rôle d'outil au développement des associations hébergées, qui plus est quand celles-ci sont, entre autres, à l'initiative du projet ».

III. GESTION DU PERSONNEL / 10 min

Profil de poste diffusé
Qui s’occupe du recrutement

IV. Préparation AGE / 10 min
Réactualisation des conventions d’hébergement 2008 (qui se propose ?)

Propositions de statuts à lire avant d’en discuter en DLA

INFOS

V. Rappel PROGRAMMATION GENERALE LA BIFURK
Février 2008
Assemblée Générale Extraordinaire : Mercredi 13 février a 18h
Inauguration de l’espace d’expo / Mercredi 29 février / Annulé (travaux pas terminé)
Soirée musicale « Ghostown » (style tripop) / Mercredi 29 février 19h « le dernier jeudi du mois » BOXSON

Mars 2008
Skate park - expo (photo + affiche+ stand recyclage de planche) du 11 au 22 mars
Evénement /Samedi 15 mars /Soirée promotionnelle de la compétition snow bord fémnin des 2 Alpes
Evénement /contest le 16 mars "gangs of skaters
Soirée musicale jeudi 27 mars à 19h « le dernier jeudi du mois » BOXSON

Avril 2008
THEATRE mardi 8 avril à 20h Cie La simandre : la pièce 'L'Eveil du Printemps',
Soirée musicale jeudi 24 avril à 19h « le dernier jeudi du mois » BOXSON

Mai 2008
Soirée musicale jeudi 29 mai à 19h « le dernier jeudi du mois » BOXSON
Evénement convivial sur la plage mai 2008 avec le groupe Rameiro (Salsa)

Juin 2008
FESTIVAL juin 2008 événement "A l'Ouest ?...!"
Soirée musicale jeudi 26 juin à 19h « le dernier jeudi du mois » BOXSON

Juillet 2008
Skate park fermé ?
Aout 2008
Skate park fermé ?

Septembre
AGO : Assemblée Générale Ordinaire - JEUDI 25 SEPTEMBRE A 18H
Inauguration de l’espace d’exposition
Novembre
DANSE novembre 2008 Petites confi danses / annulé en 2007 pour cause de grèves

Décembre
C’est l’hiver - décembre 2008

V. Bis PROGRAMMATION ESPACE D’EXPOSITION : LE PARTI PRI PROPOSE :
Avant l’inauguration il nous faut Communiquer :
Avant même d’ouvrir le lieu : informer massivement que le lieu est en construction / détaillé ce qu’il va être
Prévenir les lieux/ parler de l’image du lieu et de sa programmation / construire de partenariat/ créer une équipe /

Un travail de programmation est en cours (à discuter avec le Pôle Artistique) :
Saison ART VISUEL (art plastique et art contemporain)
Période : Automne (septembre à novembre)
Saison Arts Et Sports (sport montagne/ skate/ glisse snow)
Période Hiver (décembre à mars)
Saison JEUNE CREATION
Période Printemps (avril à juin)
Saison PROJECTION /VIDEO/COMPILATION
Période : Été (juillet/aôut) : saison départ en vacances / touristes /

VI. COMMUNICATION / info
- Réactualisation du site internet / possibilité d’être soi même rédacteur (éditorial en cours de réalisation formation directement sur internet)
- Forum interactif : www.labifurk.exprimetoi.net
Forum interactif – Il n’y a pas de modérateur c’est pour cela que parfois il semble désinvestit. Essayer de jeter un œil dessus et de le faire un peu vivre.

VII. GESTION COURANTE / info
Rappel : Factures impayées 2007

Compte-rendu du CA du 31 janvier 2008


Présents : Carole, Renaud, Jérémie, Naïma, Rémi Sabonnière, Cathy, Monique Dallet, Gilles, David Delhommeau, Vincent Corbasson, Christoo, Alissa, Claire, Raphaël

Excusés : Solenne, Olivier Truche.

Ordre du jour
1) Sécurité
2) Activités 2008
3) Gestion du personnel
4) Préparation de l’AGE
5) Rappel programmation générale de la Bifurk
6) Communication


1) Sécurité

Cette question est soulevée notamment du fait des récents vols du cyberespace.

-Le problème des codes :
Le soir du vol des ordinateurs le code affecté au skate-park et aux artistes en résidence a été utilisé après la fermeture du lieu et l’alarme remise en route 20 minutes plus tard. Il est donc possible que le vol ait été commis dans ce laps de temps.
Tous les codes viennent donc d’être changés et il a été décidé que les bénévoles devant être chargés de la fermeture signent un papier s’engageant à ne divulguer ces codes à personne.

-Rappel : la porte vitrée séparant l’accueil du couloir ne doit jamais être fermée.

-Indiquer les consignes de sécurité inhérentes à chaque lieu (salle Dufond, salle de réunion, cuisine, etc.) sous forme d’affiche ou de panneaux installés dans les lieux en question.

-Le portail d’entrée : Il faut au moins le tirer afin de décourager les curieux mais il serait bon d’envisager de le fermer à clef.

-La réparation des volets de la cuisine est nécessaire.

-A chacun aussi de se montrer vigilants par rapport à ceux qu’ils croisent dans la Bifurk.

-Gilles suggère que chacun puisse faire part de ses suggestions sur le site « exprime-toi.net ».

-Un rendez-vous doit être pris également avec la nouvelle société qui s’occupe de l’alarme intrusion afin de s’assurer que chacun connaisse bien le fonctionnement de l’autre.

-Demande d’un bureau dans la Halle par le skate park pour raisons de sécurité
Gilles déclare qu’il s’agit aujourd’hui d’une priorité. En effet le bureau actuel ne permet pas de pouvoir surveiller l’usage du skate-park et entraîne des problèmes de responsabilités quant aux adhérents mineurs.
Des toilettes seraient également nécessaires afin de pouvoir fermer la porte permettant de passer de la Halle aux bureaux et ainsi renforcer la sécurité de ces derniers.
De la même manière ce bureau permettrait aux responsables du skate-park d’avoir une véritable surveillance sur ceux qui entrent et sortent dans la Halle.
Les algécos devraient en tout cas permettre les toilettes mais ne peuvent être considérées, comme une solution à leur manque de visibilité sur ce qui se passe dans le skate park puisqu’elles seraient installées près du skate park mais à l’extérieur de la Halle.
Un dossier devra donc être monté par le skate park pour une demande de subventions et soutenu ensuite par le CA de la Bifurk afin qu’un bureau puisse être construit.

Monique Dallet s’étonne de ne jamais avoir entendu parler de cette demande du skate park qui pourtant a été formulée dès son installation par ses responsables.
Elle invite la Bifurk à définir précisément son projet afin de cesser les bricolages pour concevoir le processus d’intégration à l’échelle de la ville dans son projet global et ainsi pouvoir convaincre les pouvoirs publics.

-Gilles rappelle qu’il s’agit aujourd’hui pour la Bifurk d’une réelle priorité que d’obtenir l’agrément de la commission de sécurité afin que tous les projets puissent espérer une concrétisation. Un rendez-vous avec les techniciens de la sécurité est donc à prendre afin de définir clairement les impératifs à remplir.
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2) Activités 2008

Nouvelle salle d’exposition
En raison de la fuite du toit la fin des travaux est retardée : la programmation prévue est donc remise en cause.
Naïma pense propose de repousser l’inauguration et l’ouverture du lieu en septembre. D’ici là il s’agira de mettre en route la communication autour de ce nouveau lieu et avoir le temps de faire un travail convenable (partenariat, communication, conception).
Mais cela n’interdit pas d’utiliser le lieu avant, notamment pour les manifestations prévues par le skate-park dans la mesure où l’avancée des travaux le permettra.

Réflexion sur ce lieu :
Gilles fait remarquer qu’un nom existait pour la salle d’expo : « Xpause »
Cathie et Alissa rappellent qu’un groupe de personnes intéressées par la mise en fonctionnement de la salle d’exposition s’est constitué au dernier CA et qu’aucun RV n’a encore été pris pour se mettre au travail. Une proposition de dates et d’horaires a été faite par Cathie pour que chacun puisse trouver une plage compatible avec son emploi du temps (v. mail de Cathie aux personnes concernées).

3) Gestion du personnel
Pas abordée

4) Préparation de l’AGE
Pas abordée mais une copie des anciens statuts et de la proposition faite pour les nouveaux a été distribuée.

5) Rappel programmation générale de la Bifurk
Pas abordé

6) Communication
Pas abordée.
Il a été toutefois soulevé par au cours de la réunion la nécessité d’un modérateur pour le forum « exprime-toi.net »
Christoo ne reçoit toujours pas les mails de la Bifurk.
Gilles propose que des courriers papiers soient utilisés et que les informations de la Bifurk puissent figurer sur le forum dans la mesure où ce moyen de transmission est rapide et visible par tous. Encore une fois Carole souligne que ce n’est pas le but d’un forum.